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專案管理VS專案治理,初級專案經理的你肯定弄混過!

2022-10-24 07:53:58 其他

最近有人(簡稱小王)向我咨詢了一個有意思的問題:專案管理和專案治理的本質以及區別是什么?

小王入行不滿三年,屬于初級專案經理,他的理解是:專案治理應該是專案管理的一部分,因為日常作業涉及到頻繁救火,一旦發現風險、問題,就不斷的調整變更計劃,所以他認為這些就屬于專案治理,

 

在這里提到了兩個關鍵詞:管理以及治理,在討論專案管理與專案治理之前,我們先來梳理一下它們二者的本質,

 

 

1.“治理“與”管理“二者的本質

1.1治理關注“是什么“——決策和指導、監督并保證管理

治理通常關注誰來決策(決策權和授權機構)、如何決策(流程/程式),以及對諸多保證因素(如信任、靈活性和行為控制)進行協調,從而定義治理框架,(來源于PMI《專案組合  專案集和專案治理實踐指南》對治理的定義)

當然治理也分很多型別,例如:

 

組織級治理:通過人員、政策和流程來提供控制、指導和協調的結構化方法,旨在滿足組織戰略和運營目標,

專案組合治理:用于指導專案組合管理活動的框架、職能和流程,旨在優化投資,

專案集治理:用于指導專案集管理活動的框架、職能和流程,旨在交付業務價值,

專案治理:用于指導專案管理活動的框架、職能和流程,旨在創造獨特的產品、服務或成果,

 

主要治理活動舉例:

l  定義和批準組織的戰略、目的和目標;

l  創建和批準專案組合、專案集和專案治理框架;

l  確保關鍵干系人參與;

l  評審、批準和授權階段關卡以及審查,

 

由此可見,治理是良好專案組合、專案集以及專案管理的驅動因素,也是它們成功的必備條件,

 

1.2管理關注 “怎么做“——組織和執行作業

它包括定義、規劃和執行的具體實施活動,目的是通過單個專案、專案集和專案組合實作組織戰略和運營目標,管理模塊是專案管理人比較熟悉的領域,這里就不作過多的贅述,

主要管理活動舉例:

l  建議和實施戰略、目的和目標;

l  識別專案組合、專案集和專案治理框架;

l  識別和管理干系人關系;

l  管理階段關卡和審查,

 

 

總結來說,治理活動更具有戰略性且注重監督和指導,屬于高層次的決策機制;而管理活動更具有實操性,屬于基層決策機制,需要在治理框架內開展作業,

由于有些職能和角色可能由同一個人或同一組人承擔,治理和管理活動可能會有交疊,例如專案管理辦公室,既可以參與專案治理,又可以參與專案管理,

 

 

2.專案治理VS專案管理

有了上述對“治理”以及“管理”的梳理,接下來理解專案治理以及專案管理就更加清晰明了,

 

2.1二者的本質

專案管理:將管理的知識、工具、技能和技術應用到專案活動上,以滿足專案的要求,來實作專案目標,包含啟動、規劃、執行、監控和收尾五大程序組,

專案治理:為專案提供指導和決策的框架、職能和流程,確保正確的作業被執行,

 

2.2二者的區別

層次不同

專案治理屬于高層次的專案決策機制;

專案管理屬于基層專案決策機制(負責日常決策的制定和執行)

執行者不同

專案治理一般由高層管理人員、PMO、專案組合/專案集經理等執行;

專案管理由專案經理領導管理團隊執行,

目的不同

專案治理確保正確的事被執行,達成戰略目標;

專案管理正確的做事,達成專案目標,

 

 

這么一梳理,小投訓然開朗,原來自己疑惑的專案治理居然蘊藏這么多知識,對自己未來的職業規劃也更加清晰了,希望可以擺脫“救火隊長“的身份向專案治理的崗位發展,那我再簡單分享下如何進行有效的專案治理,

 

由于專案治理實施的第一步驟是評估,需要充分理解專案的當前狀態;且專案是一個動態的管理程序,治理也需要持續改進,對專案生命周期的運營資料全面掌握更有利于合理地決策,確保實施有效的治理,后面會結合專業的專案管理軟體來進行分享,

 

 

3.如何進行有效的專案治理

持續改進是一種實作有效治理的方法,這跟專案的不確定性、復雜性有關;通過不斷實施改進,來適應變化、實作更高的標準,最重要的是,治理需要適合組織的結構和文化才能變得有效,

 

以下是有效治理的一些特征:

l  良好的治理框架方法,與組織戰略目標一致;

l  合適的專案管理的執行流程;

l  對關鍵績效指標進行定義和度量,以降低風險;

l  可以提供及時指導和監督;

l  通過專案的交付,對業務收益進行監控;

l  對組織、專案和團隊的不斷變化的需求,靈活及時回應;

l  適合組織的知識管理.

 

由于專案鐵三角的制約(時間、成本和范圍)使得專案執行具有挑戰性,專案治理可以著重對專案執行的管理進行指導和監督,如:明確的專案管理流程、專案階段的審查、專案程序質量控制、專案關鍵審批流程,

 

 

3.1 專案管理流程和標準落地

專案治理的首要關鍵點就是單個專案的管理流程制度的明確以及落地;這個管理首先要符合國際通用的專案管理方法論,其次是符合組織自身的特點,

例如:易趨專案管理系統的專案治理模型覆寫專案全生命周期的管控,專案管理流程覆寫專案管理五大程序組,遵循國際通用專案管理方法論,其專案管理流程如下:

 

l  專案的創建:需錄入基本資訊

l  分配專案經理進行詳細的商業論證:包括財務收益評估、成本預算評估、資源需求評估等;

l  全面的專案計劃制定:交付物計劃、資金使用計劃、資源調撥計劃、進度計劃、質量計劃等;

l  專案執行和監控:系統抓取資料生成多維度專案報告、對風險及不符合項進行跟蹤管理;

l  專案收尾:包括知識經驗入庫、對專案進行績效評價,

 

 

(易趨專案概況視圖)

以上專案管理流程都在系統上受到實時的監控管理,負責專案治理的人員可以根據不同專案的具體特性對以上流程進行調整裁剪、執行合適的流程,以保障各個專案的成功、實作戰略目標,

 

 

3.2 專案階段審查治理

易趨系統專案治理的主要控制點在于對階段的管控,對于一些關鍵的階段都會設定審批,便于專案治理人員掌握專案的健康狀態,及時進行調整,例如:里程碑計劃中的各階段審批,立項審批以及結項審批都包含其中,確保專案的倍訓治理,

 

 

(易趨專案管理階段審查視圖)

 

 

3.3 專案程序中的質量監督治理

除了階段的定期審查治理,專案程序中質量的監督治理也同樣重要,可以保障專案具體任務的落地,這個模塊主要針對專案任務的關鍵交付物,它更容易監控治理,

在易趨專案管理系統中,對于專案的關鍵交付物會預設專案評審時間,同時按照系統中規范的評審要素來進行評審,對于質量的管控治理同樣形成了倍訓的流程(計劃評審、評審結論、驗證修改),專案治理人員通過交付物監控管理,能夠保障專案任務的完成質量,可以提供及時的指導和監督,

 

 

(易趨交付物評審視圖)

 

 

(易趨交付物評審要素視圖)

 

 

4.總結

對于初級專案經理來說,把專案管理和專案治理弄混是很常見的事,簡要來說,專案治理是專案管理的驅動因素,也是它們成功的必備條件,專案治理更具有戰略性且注重監督和指導,而專案管理活動更具有實操性,專案治理可以作為專案經理未來進階發展的方向,

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