如何提升職業作業效率-有解無憂

日常開發作業中，有時候你是否發現寫代碼時 6 到飛起順風順水，但涉及到需求跟進，會議參與，與人溝通，目標制定等作業場景時，總是不得章法，出現表達不清楚，抓不住重點，瑣事包圍無法脫身，溝通程序低效等情況，如果有，很顯然此時的你需要關注到作業效率的問題，本文嘗試從多個方面做一些歸納總結，可能給你帶來一些意識和思維上的啟發，

作業效率，一般指的是作業產出與作業投入之比，我們總是渴望有高的作業效率，這意味，可以用更*的投入完成相同的產出，從而能夠節省出資源在其他有意義的方面做投入，

本文嘗試從意識，主觀，客觀，團隊內部與外部溝通，工具等六個方面進行作業效率提升的梳理，以期盡可能多視角歸納出作業效率改進的方向，對有相關困擾的讀者起到一定的學習借鑒作用，

一. 意識

1. 意識先行

首先我們要知道，意識是行動的先導，
意識是人的頭腦對于客觀物質世界的反映，如果我們有幸覺察到當前的作業習慣已經對作業產生了負面影響，那么我們就需要深挖，具體是哪些習慣以及明確哪些地方需要進行改進，
但同時需要注意的是，能夠意識到要做效率改進僅僅是小小的起點，用科學的方法去制定階段性目標，不斷模仿與學習，改程序序，獲得效率的提升才是主要目的，
總的來說，意識和行動要相互配合，協同前進，

2. 名詞解釋

以下幾個關鍵名詞合在一起念好像很普通，但拆開來看我們發現其實蘊含了對于我們效率改進來說非常有價值的資訊，

1.1 效率-效&率

效: 指的是功效, 效能
率: 指的是速率
合起來就是說光有功效還不行, 還得有速率

1.2 溝通-溝&通

溝: 客觀上表明存在阻礙
通: 指的要連通, 要順暢(特別注意是雙向的)
溝通就是要使資訊或訴求不對等的雙方或多方能夠連通起來

1.3 討論-討&論

討: 指的是探究, 討教
論: 指的是論點, 論斷
合起來就是說把論點擺出來探究, 以期得出結論

1.4 會議-會&議

會: 指的是有組織有領導地聚在一起
議: 指的是相互交換意見
合起來就是說聚在一起不討論不行, 光討論不會和共識也不行, 聚在一起瞎議論更不行

1.5 管理-管&理

管: 指的是要負責, 做控制
理: 指的是梳理，治理
管理，要管也要理，只管不理會陷入混亂, 只理不管則高估了人性

日常作業中，我們總是不可避免地要參加到討論，會議，溝通以及事務管理中，我們或許會想，那我不參加是不是就行了，我開發崗就安心寫代碼做需求，效率肯定就高了？遺憾的是幾乎所有人，絕大部分時間內都無法避免，因為這些事項就是一個組織的具體表現形式，只要組織存在一天，這些事項就不會消失，

那既然必須要面對，如何得心應手地處理這些事項，就是效率提升改進的關鍵所在了，

二. 主觀

什么是主觀呢? 一般地認為主觀就是站在自己的視角, 基于自身的情感和意識去看待事物，那么從提升作業效率這件事情來看，人作為組織的核心主體，在主觀行為上是有很大的發揮空間的，從學習，情緒管理，溝通技能，總結回顧等等方面都可以持續的優化，

1. 持之以恒的主動學習

牢記：科學技術是第一生產力
提高自身的姿勢水平

一天不用功，趕不上*/*/*/三天不學習，趕不上*/*/*

打鐵還需自身硬

扎實的專業技術能力是高效率的必要條件

很顯然，由于我們已經處于知識社會，相較于付出體力，我們的價值更多的是體現在運用知識去創新性地解決問題，而知識的獲得除了作業經驗的積累，還包括新知識的補充，
不學習就不會有進步，而且極大概率退步，更談不上改進提示效率了，
當然，學習方法上也有一些點要注意，比如要聚焦，什么都在學可能最后什么都沒學，最好是學和作業上聯系較緊密的，可以更多機會進行實踐；要有系統性，構建相關方面的知識體系結構；要注重獨立思考，學習知識不能像看消遣小說，看完就完，得代入自己的場景進行深入剖析等等，

2. 情緒管理

正向情緒，比如樂觀，熱情，自信等對作業的影響是積極的，有助于我們更好地開展作業；與之相對，負面情緒就是消極的，比如焦慮，沮喪，憤怒等等，
嘗試學會轉移和宣泄

盡量不帶著情緒作業, 人生苦短, 為何不快樂多一點?

以職業化的心態對待作業，那么生活中的一些負面情緒就很*會傳導到日常作業中，

3. 學會合理地拒絕

不是推諉

既是對別人的尊重, 也是對自己的保護

不做老好人

有底線, 也有原則, 想清楚什么才是"我"的價值?

4. 溝通技能提升

在云化，各種組件化，深度協同的如今，對溝通能力的要求已經遠超以往，不會溝通，甚至不能高效地溝通，對日常作業的開展都會產生不利的影響，那么，溝通要注意些什么呢？

4.1 有效溝通

4.1.1 注意傾聽

不怕麻煩讓提問者重復問題

4.1.2 克制隨意溝通的習慣

換位思考：每個人的時間都很寶貴，盡量不給別人添麻煩

4.1.3 學習如何有效地問問題

不怕問出低級的問題，但清晰地描述問題

思路: 提供背景關系【背景】 -> 描述問題現狀【資訊】 -> "你"的疑問和思考【聚焦】 -> "你"想要的幫助【目標】

社交禮儀

請問下/請教下/謝謝/感謝/握手/強/大佬/大神/辛苦/各類私藏表情包/…
不要吝嗇贊美和感謝

4.1.4 學習如何高效地回答問題

不怕麻煩讓提問者重復問題

明確自己已經清晰地理解了問題

拿不準就不要打包票, 真不懂就不要裝大神

大方地承認, 我們每個人都有知識盲區

思路: 有條理, 重點突出, 簡練, 不過于發散

4.2 跨部門溝通

謹言慎行

只確認自己能夠確認的
確保溝通的資訊準確無誤

良好的合作是第二生產力

4.3 定時反饋

周期性地反饋溝通的結論

4.4 向上溝通

風險預警和預期管理
有問題及時上升尋求上級的幫助
不斷地兌現自己的”承諾“去建立信任機制

5. 定期回顧

形成適合自己的一套作業方法和模式
通過反思&總結&歸納規律 -> 進步

6. 提升自動化意識

解放人力

做重復性的作業機械會比人更靠譜

7. 目標導向

跳出隨波逐流, 倒逼自己革新

三. 客觀

1. 時間管理

結合自身具體情況選擇工具

想想人生其實只有三萬天, 而你可能已經用掉了近 1/3, 珍惜吧, 前浪!

注意：時間管理得好并不意味著效率高，但效率高一定對時間控制不差，

2. 優先級管理

作業事項很瑣碎，重視細節但不拘泥于細節，始終保持在做最重要的事，

3. 工具利用

善用工具顯然可以很大程度提升我們的作業效率，

開發工具/編譯工具/除錯工具/交流工具/協同工具等等
用順手的最好, 但也不故步自封

跳出來看看可能有另一片天空

四. 團隊內部

1. 面對面討論

面對面討論是效率最高的溝通方式，對方的表情，語氣語態，肢體語言可以提供非常多的資訊，幫助我們調整溝通技巧，更好地達到一致的溝通目的，

程序中要專注, 話題明確
控時

2. 會議參加

2.1 明確會議主題
2.2 主動參與提問

不做與會議無關的事情, 畢竟效率也不會高

2.3 會議紀要

輸出+回顧
前面也提到，會議的核心目的是什么呢？大部分的作業會議是要對齊資訊差以及達成某種共識，會議程序你一言我一語是很熱鬧，最侄訓是要收斂到結論輸出上，對于結論，最好是以文字化的記錄，以郵件或者討論組中輸出，在某些時候，口頭共識 ≈ 口說無憑，切記，

3. 質量管理

短期的陣痛會帶來長期的收益
幫助他人也是成就自己

4. 與團隊保持一致

木桶理論

如果把斜木桶最長的板比作團隊中最厲害的人，短木板是我們自己，我們可能會覺得讓最厲害的人繼續斜一點，帶我們飛，裝的水還是可以多，但如果因為某種原因長木板缺失了，彼時組織的效率就可能面臨瓦解了，
因此，補齊短板，讓自己至*不是團隊的短板，追求成為長板，可能是我們的最優解，

五. 團隊外部

1. 郵件處理

分類/打標簽
分批分時段處理
發送郵件前最好讀上幾遍確認【可延遲發送】：錯別字有沒有，資料圖表是否準確，附件是否完整，干系人是否覆寫等等

2. 即時訊息處理

周期性處理
定期 review 聊天框

是否遺漏訊息
因為有些對話你看你當時看了，沒有想到怎么回復，所以沒有回，如果沒有標記或者回顧，到后來你可能你都記不起來了，

如何回復訊息

圖+文字【條理性：1，2，3】+鏈接+@人
這大概是 IM 交流中最值得注意的一點了，為什么需要圖+文字+鏈接？圖片顯然可以傳遞更直觀的資訊，文字可以描述現象或者問題，鏈接可以給對方便捷跳轉指示，
需要意識到，作業溝通不同于個人社交溝通，作業溝通為業務服務，我們關注的大家高效地解決問題而不是社交寒暄，所以要嘗試學會用簡潔的話語去表達核心訴求，交流中，發大段描述性文字，只有截圖沒有文字描述等情形要盡量避免，這對提高雙方的效率都大有裨益，

3. 電話溝通

相較于郵件和即時訊息這兩種偏異步的溝通方式，電話溝通是一種同步的溝通方式，它的互動性強，回應快，但是對作業的打斷較多，對個人的作業效率影響大，這種溝通方式應該注意些什么呢？

2.1 目的明確

先想好要溝通的事項，比如可以先用文本或紙張列 list

2.2 程序中，確保雙方的理解是一致的

必要時讓對方重復

2.3 控時還是控時

達到目標就收手，減*時間占用

2.4 結論

文字化/郵件化
類似于上面的”會議“那里提到，溝通結論一定要文字化，這既是職業的表現，也是契約的保證，電話溝通又沒有錄音，說好的事兒有遺漏怎么辦？沒說好的事兒后來對方說有又怎么辦？

六. 工具利用

當前的社會中，由于對于效率提升，時間管理，程序改進等方面的巨大需求，人們包括管理學專家總結提煉了多套方法體系，并在社會體系中廣泛運用，

這些方法理論包括四象限法則，金字塔思維，STAR 法則，6W2H 分析，SWOT 分析，SMART 原則，PDCA 回圈，番茄作業法等，本文只做了簡要的梳理，我們可以通過搜索引擎、網路視頻，書籍等方式進一步去了解它們各自的應用場景，優點缺點等，從而更好地輔助我們實踐，

1. 活學活用, 不死板不貪多

善用工具是第三生產力
奧卡姆剃刀

如無必要，勿增物體 - 簡單有效

工具不是萬能的, 運用但不迷信工具

2. 四象限法則

2.1 作用

時間有限
盡量在做最重要的事情

2.2 主治癥狀

時間分配不合理
忙忙碌碌做了很多事但感覺又沒有意義

2.3 核心要素

2.3.1 重要而且緊急

馬上做
思考：真的有那么多么？

2.3.2 重要但不緊急

重點做
思考：如何避免更多？

2.3.3 不重要且緊急

其他人能否做
思考：如何減*？

2.3.4 不重要不緊急

盡量不錯
思考：如何減*？

2.4 參考鏈接

https://wiki.mbalib.com/wiki/時間“四象限”法

3. 金字塔思維

作用

提高邏輯性和條理性

主治癥狀

思維混亂，分不清主次重點
淹沒在海量資訊中，無法解脫

核心要素

結論先行
結構化
bottom-up/top-down
總-分-總過去-現在-將來第一-第二-第三.
邏輯

參考鏈接

http://www.woshipm.com/pmd/306704.html

4. STAR 法則

作用

講述故事的絕佳手段

主治癥狀

不知道如何表達
自己的表達經常被反饋聽不懂

核心要素

情境(situation)、任務(task)、行動(action)、結果(result)

參考鏈接

https://www.jianshu.com/p/2bc1b21d17d3

5. 6W2H 分析

作用

輔助理清思路
標準化決策&評價模型

主治癥狀

思維混亂

核心要素

Who、What、Whom、Why、 When、Where、How、How much

參考鏈接

https://www.jianshu.com/p/d296ef9874dc

6. SWOT 分析

　　作用

自我剖析的利器

主治癥狀

對未來迷茫, 不清楚如何找方向

核心要素

優勢（Strengths）、劣勢（Weaknesses）、機會（ Opportunities）、威脅（Threats）

參考鏈接

https://www.jianshu.com/p/86bb450a35a1

7. SMART 原則

作用

制定目標的黃金準則

主治癥狀

不知道如何著手做目標管理
輸出的目標很空洞, 模棱兩可

核心要素

目標具體(Specific)、可度量(Measurable)、可實作(Attainable)、現實性(Realistic)、時限(Time bound)

參考鏈接

https://wiki.mbalib.com/wiki/SMART原則

8. PDCA 回圈

作用

程序管理: 持續反饋->持續改進

主治癥狀

作業計劃性差, 自律性弱

核心要素

計劃（plan）、執行（do）、檢查（check）、調整（Adjust）

參考鏈接

https://www.jianshu.com/p/7b584bec00be

9. 番茄作業法

　　　　　　　　配圖來源于網路

作用

保護頸椎的好方法

主治癥狀

作業經常被干擾, 打斷
作業的專注度長期得不到保證

核心要素

25 分鐘的作業學習
5 分鐘的休息【或其他事項處理】

參考鏈接

https://wiki.mbalib.com/wiki/番茄作業法

10. 其他輔助工具

作用

高效交流的共同"語言"

核心要素

協作工具
【在線】思維導圖/在線檔案/在線流程圖/wiki 等

總結

到此，如何提升作業效率就比較清晰了，主要是從個人和組織兩方面入手，個人上，主要是通過學習補充技能，管理好事項和時間，掌握溝通技巧等方面去提升個人作業效率；組織上，則需要從更高的一個層面思考和改進，人在組織當中的效率提升，比如會議的參與，內外部合作，目標的制定和導向等等，
本文主要是從多個方面嘗試做了一些收納與總結，由于人與人之間的背景差異可能很大，對事物的看法以及作業方式也有諸多不同，因此本文可能更適合參考而不是套用，
另一方面，效率改進更多的是一種程序，日常作業的主要目標是為業務服務，所以在實踐程序中要特別注意靈活變通，牢記理論是用來指導我們實踐，而不要沉浸在理論中無法自拔，
人們常說”知易行難“，就是說認識事物的道理容易但是做起來較難，通過本文的梳理，對”作業效率“的提升和改進，我們大概可以做到”知“，具體到”行“，就依賴于我們自身的執行力了，

作者：haiyangli

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