遠程會議在疫情中逐漸顯得尤為重要，而當線下接觸變得更加安全時，人們關注到未來的許多會議將是混合的——現場人員和遠程參與者共同參加，文章提出了需從技術、設計和協調三個要素創建更好的混合型會議，讓未來混合型會議能被更多的人所用，
文章目錄
1 后疫情時代的會議
2 混合型會議的利弊
3 更好的混合型會議
4 展望未來
1 后疫情時代的會議
隨著我們艱難邁向后疫情時代的新常態，有一件事變得清晰起來：未來的許多會議和活動會同時涉及到現場與會人員和遠程參與者，最近一項針對知識作業者的國際調查發現，62%的人已經采用了辦公室和遠程作業的混合模式，98%的人認為，未來所有的會議都會有遠程參與者，隨著面對面接觸變得更加安全，非營利組織領導者正在努力為理事會和員工的日常運作制定新的愿景，因為他們知道，與2019年相比，預期和現實都已經大不相同了，
盡管混合型會議（hybrid meetings）自有其優勢，但它也會帶來獨特的挑戰，很少有組織能夠從容應對，
由于以下幾個原因，社會部門對運作良好的混合型會議需求尤為迫切：
1. 連結，組織必須通過互動和與使命的關聯來吸引理事會成員和其他志愿者，受薪員工必會承受管理不善的混合型會議之困，但許多志愿者并不會——有個一兩次他們就脫離組織了，
2. 分散，疫情期間，許多非營利組織因（線上）招募分散在各地的員工和理事會成員而受益，隨著面對面會議的恢復，他們需要找到讓每個人都參與進來的方法，但許多組織缺乏資金來報銷遠在外地的員工或理事的差旅費，
3. 多元，最難招募的理事會成員，例如有色人種和目標選區的代表等，最有可能從混合型會議方案中受益，此外，猶太教改革聯盟（the Union for Reform Judaism）的前任主席達里爾·梅辛格（Daryl Messenger）指出，“非營利理事會……在招募家中有孩子的年輕成員時，應避免期待需要長時間通勤的現場與會，”
有鑒于此，重要的不僅是要持續開放混合型會議，而且要把這種模式做得更好，在疫情之前，遠程參會者常常感覺自己被忽視和疏遠，伴隨疫情而來的強制性虛擬環境消解了這個問題，并提高了對遠程參與的期望，隨著會議向混合型發展，許多人會認為，忽視遠程參與者就是錯失良機，會給那些最能帶來多元化因素的人們造成極大的不利影響，
那么，非營利組織領導者如何確保遠程參會者感到充分參與呢？他們又要怎樣做才能使混合型會議有用、高效和包容？與其哀嘆無法將所有人聚集在一起，不如創造出比單純現場或遠程會議更好的混合型體驗，他們又要如何做到這一點呢？
2 混合型會議的利弊
我們已經看到，隨著會議靈活性的增加，整體出席率也在增加，這使我們在考慮理事會成員的身份和位置時能夠更打開……我認為，未來這種混合形式和遠程參與必然是一種選擇，
埃里卡·沃爾夫（Erica Wolf）
在調查中發現，非營利組織領導者基本都認可混合型會議的必要性，但同時也對這種會議模式表達了許多不同意見，他們希望在一定程度上恢復現場會議，但也知道混合型會議能聚集更多的人；如果現場會議是唯一的選擇，就算少數遠方的參與者會到場，但更多的人則會選擇不參加，
經過兩年的遠程會議，很難再讓理事會成員像以前那樣頻繁地出現在現場了——但混合型會議也能帶來新的機遇，另一些人則體驗到了這種會議模式的一些弊端，持不太樂觀的觀點，理事會顧問喬恩·哈格特（Jon Huggett）指出：“混合型會議產生了一種不平等的感覺，有的人在房間里，有的人在外面，有的人碰巧坐在正確的位置上，還有的人根本聽不清” ，而“躍向影響力”（Spring Impact）的創始人丹·貝雷洛維茨（Dan Berelowitz）說：“讓每個人都能夠經常性地融入其中，這是幾乎不可能辦到的事情，”
3 更好的混合型會議
對混合型會議有效性的擔憂是有道理的，但我們需要搞清楚：這些問題是該模式所固有的，還是領導者可以靠經驗去克服的？就像在疫情期間，隨著技能的提高和技術的升級，我們對線上聚會的態度也有所改善，而同樣的，我們對混合型會議的看法可能也會隨著我們的熟練程度而改善，
從明確的目標意識開始是很重要的，高優先事項通常包括出席率、廣泛的參與性和包容性、現場和遠程與會者體驗的相似性以及產出效率，要在混合型會議中以（在金錢、時間和培訓方面）可接受的成本實作部分或所有這些目標，需要對三個要素進行深思熟慮：技術、設計和協調，以下是對每個要素的詳細介紹：
技術
混合型會議技術一般有兩種，我們稱之為“小組法”和“個人法”，最簡單的小組法是在房間的一端使用一臺筆記本電腦的攝像頭和麥克風來拍攝現場與會者，并使用標準的投影儀將遠程與會者的影像顯示在螢屏上，然而，除了非常小的會議之外，現場與會者的弓形視野都會太小，遠程與會者無法很好地看到其他參與者，增加一個或多個三腳架或壁式攝像機，在幾面墻上放置螢屏，并使用揚聲器功能，可以大大改善視頻和音頻質量，此外，確保室內螢屏顯示演講者視圖而不是頭像縮略視圖，可以更容易看到遠程演講者，
還有一種更復雜的系統使用追蹤活動的演講者的視頻技術，例如，“會議貓頭鷹” （Meeting Owl）是一個圓柱形的設備，結合了攝像頭、麥克風和揚聲器，這個設備放置在會議室的中央，可以放大正在講話的人(遠程參與者仍然顯示在螢屏上)，這對小型聚會特別有效，我采訪過的大多數有使用會議貓頭鷹經驗的理事會主席都表示，貓頭鷹改進了他們的混合型會議，盡管那些試圖將幾個設備連接在一起舉行大型會議的人在設定和操作上會存在困難，
任何小組法都會存在的一個局限性是，現場和遠程與會者的出現方式不一樣，現場參與者一起出現（如果房間里有多個攝像頭，則為幾個方塊），而遠程參與者則是出現在螢屏上分散的各個方塊中，因此，房間里的人影像都比較小，而且沒有備注他們的名字，這就使得每個人的體驗很難平等，同樣，這兩種型別的參與者對聊天和投票功能的使用也不同，最后，在小組法中獲得成功的非營利組織往往擁有更先進的視聽能力，有大量的內部支持或外包支持，例如，林肯中心的理事會會議平均有40名與會者，25-30名與會者使用Zoom，他們雇用了一家外部公司提供技術支持和混合軟硬體租賃，
在個人法中，每位參與者都使用一個單獨的螢屏，通常是一臺電腦或平板，在同一個房間里的與會者將他們的麥克風靜音并關閉揚聲器，對于小型會議，音頻傳輸有可能會通過主持人的電腦進行，但更多的時候會通過集中放置的揚聲器（通常有分機話筒）、桌面話筒或內置的房間電話會議話筒和揚聲器進行，更復雜的安排涉及到額外的攝像機，用于聚焦于演講者、白板和（或）投影演示材料，個人法的一個主要優點是，所有與會者在螢屏上看起來都一樣，每個與會者都顯示在他們自己的個人方格中（并有姓名標簽），大大增強了體驗的平等性和識別發言者的能力，這通常也是成本最低的方法，
雖然這需要每個人都有自己的螢屏，但組織可以購買平價的平板電腦在辦公室里使用，盡管有些專家擔心現場與會者會抗拒在他們面前擺放螢屏，但許多嘗試過這種方式的人發現，與會者更喜歡這種方法，而不是小組法，Zetema專案是一個專注于改善醫療保健的非營利組織，由我擔任主席，我們最近在一次會議上使用了個人法，評估結果顯示，86%的受訪者認為這種方法很有效，82%的人覺得能夠充分參與討論，86%的人能夠聽清楚，最重要的是，超過三分之二的人表示，他們更希望我們今后的會議以同樣的方式進行，而不是要求人們現場出席，
無論采用哪種技術方法，關鍵是要仔細規劃，投資于必要的技能、軟體和設備，并確保操作技術的人有足夠的自由來專注于此，幸運的是，對于非營利組織來說，有一些具有成本效益的選擇是可行的，
專案設計
有效的混合型會議需要精心設計，目前在多個非營利組織理事會任職的吉姆·希格（Jim Heeger）指出，“Zoom會議不是Zoom通話”（ “A Zoom meeting is not a Zoom call.”），與一對一的電話不同，組織必須事先考慮好有多個參與者的會議，貝雷洛維茨建議提前安排好議程，讓場內和場外的參與者都會擔任演講者，
這就強調了遠程與會者的重要性，如果重要的演講者主要在現場，可以預先指定遠程與會者來對演講者做出回應，事實上，為了增加總的參與度，一些理事會主席會邀請他們預先知道屆時不在辦公室的理事會成員（如果不是遠程可能根本不參與）發言或準備簡短的回應，
對于使用個人法的混合型會議，通過在會議期間的特定時刻大量使用聊天框來提高參與度是一個好主意，例如，可以在演講和討論中向小組提出預先確定的問題，與內容相關的Zoom民意調查是另一種吸引參與者的有效方式，在一場有爭議的會議之前，領導者可以就手頭的問題對與會者進行匿名調查，例如，一個無家可歸者收容所的領導者可能會問：“你認為我們應該倡導針具替換專案嗎？”或者，在專家講述弱勢青年的技識訓取情況之前，一個輔導專案的理事會主席可以就一個相關的問題（例如，“我們目標人群中的大多數需要多久可以接入寬帶？”）對參與者進行調查，并要求演講者參考這些回答，雖然聊天和投票在采用小組法的會議中仍然有用，但請記住，現場和遠程參與者的體驗會有所不同，因為如果不采用更復雜的基于app的程式，房間里的與會者就無法直接參與，
毫無疑問，與不在辦公室的人建立關系更具挑戰性，因此，在混合型會議中，即使占用理事會作業的時間，也值得為社交連接留出時間，因為更好的關系往往能提高作業效率，我最近參加了Zetema專案的一個混合型理事會會議，采用的是個人法，所有與會者都做了自我介紹，提到了專業上的首要任務，并指出了他們需要幫助的領域；成員們在聊天框中作出回應，此外，即將畢業的研究員們就他們正在完成的作業經歷發表了意見，并向小組成員征求職業建議，小組成員隨后以口頭對話和聊天框的形式自愿發表評論，
協調
除了使用虛擬會議的最佳做法外，主持人應努力通過以下方式協調兩種與會者的不同體驗：
· 邀請盡可能多的參與者發表意見，包括主動邀請沒有自愿發言的人，
· 交替邀請現場和遠程參與者，并向后者傾斜，
· 確保現場參與者正對攝像機，對著話筒清楚地發言，以便每個人都能聽到他們，
· 避免房間內的玩笑，這些玩笑會讓遠程參與者感覺受到了冷落，
· 準時開始所有會議，避免讓遠程參與者等待，
· 制定并執行提問禮儀——例如舉手——以確保現場參與者不會主導或大聲喊出問題，
一些混合型會議在現場會議室使用白板或Tipchart，并為遠程與會者提供一個共享的在線檔案，作業人員或志愿者可以幫助將二者連接起來，同時，會議主持人不應該有其他責任，應該指派一位技術專家或其他人員來密切關注并將問題輸入聊天框，必要時清空等候室，并處理現場任務，管理混合型會議應該是一個團隊的事情，聰明的領導者把它看作是一個吸引多個參與者的機會，
4 展望未來
許多以前舉行現場會議，后來轉為遠程會議的理事會意識到，他們的成員并不想完全回到現場會議的狀態，一些人計劃交替使用遠程會議和現場會議，而另一些人則希望更頻繁地舉行較短的遠程會議，加上年度的現場務虛會（on-site retreat），但大多數人意識到，即使是現場會議，也需要使用混合模式，以最大限度地提高參與度，
幸運的是，當組織精心計劃和執行技術、規劃和協調作業時，混合型會議就可以變得有效而包容，事實上，一個運行良好的混合型會議可以吸引更多的人參加，同時使現場參與者比單純的虛擬會議更容易與他人產生連接，混合型會議的趨勢有可能使大多數非營利組織受益，但前提是領導者必須有效地執行，設計拙劣的會議可能會使志愿者失望，且耗費精力；而精心安排的會議則會產生前所未有的參與度和包容性，領導者要想從他們的理事會和團隊中獲得最佳效果，現在就應該在熟練掌味訓合會議的技巧上有所投入，
原文鏈接：學會開會｜成為有連接感組織的重要技能
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